প্রথমত
অনুষ্ঠানের নাম সম্পর্কে
– থিম নির্ধারণ (বিশেষ উপলক্ষে আয়োজিত অনুষ্ঠানের ক্ষেত্রে)
– থিমের সঙ্গে সম্পর্কিত বিষয়বস্তু প্রস্তুত করা।
– লোগো ডিজাইন করা।
দ্বিতীয়ত
সাধারণ কিছু বিষয়:
– অনুষ্ঠানের সার্বিক বিষয দেখভালের জন্য একজন ব্যবস্থাপক নিয়োগ
– অনুষ্ঠানের খরচ নির্ধারণ করুন
– কিভাবে কী করবেন তার পূর্নাঙ্গ একটি পরিকল্পনা তৈরি করুন
– অনুষ্ঠানের আলোচ্য বিষয়সূচি তৈরি
– পরিকল্পনা অনুযায়ী কাজগুলো ছোট ছোট ভাগ করে একেকজনকে একেকটি বুঝিয়ে দিন
– কোষাধ্যক্ষের সঙ্গে আলোচনা করে খরচের পরিকল্পনা চূড়ান্ত করুন
তৃতীয়ত
অনুষ্ঠানের বক্তা নির্ধারণ:
– প্রথমে সম্ভাব্য বক্তাদের তালিকা করা
– তাদের মধ্য থেকে বক্তা বাছাই করা
– বক্তা/অতিথিদের আমন্ত্রণ জানানো
– তাদের আগমন নিশ্চিত করা
– তাদের জীবনবৃত্তান্ত জেনে নেয়া
– সভার সংক্ষিপ্ত বিবরণী তৈরি।
– বক্তাদের মাঝে সেগুলো বিতরণ করা।
চতুর্থত
অনুষ্ঠানের ভেন্যু বা স্থান নির্ধারণ:
– সম্ভাব্য স্থানের তালিকা করা
– ধারণক্ষমতা ও প্রাপ্যতা যাচাই করা
– ভেন্যু নির্ধারণ করা
– তারিখ ঠিক করা
– চুক্তি স্বাক্ষর করা।
– বাজেট পুণঃনিরীক্ষণ
– খাবারের মেনু নির্বাচন
– প্রজেক্টর, কম্পিউটার, মাইক্রোফোন চেক করা।
পঞ্চম ধাপ
প্রচার কাজ
– অনুষ্ঠানের আগেই তারিখ, সূচী, থিম সবাইকে জানানো
– ওয়েবসাইটে তথ্য শেয়ার করা
– প্রেস রিলিজ তৈরি করা
– প্রেস রিলিজ প্রচার করা
– ফেসবুক, লিংকডিন, টুইটারে অনুষ্ঠানের বার্তা প্রচার করা
– অনুষ্ঠান সম্পর্কিত বিস্তারিত লেখা
– পত্রিকায় প্রচার করা
– অনুষ্ঠান সম্পর্কিত বিস্তারিত লেখা
– পত্রিকায় প্রচার করা
– অনুষ্ঠান সম্পর্কিত বিস্তারিত লেখা
– পত্রিকায় প্রচার করা
– অনুষ্ঠান সম্পর্কিত বিস্তারিত লেখা
– পত্রিকায় প্রচার করা
– অনুষ্ঠান সম্পর্কিত বিস্তারিত লেখা
– পত্রিকায় প্রচার করা
৬ষ্ঠ ধাপ
উপস্থাপনা:
– উপস্থাপকদের নির্দিষ্ট সময়সীমা নিশ্চিত করা।
– অনুষ্ঠানের আলোচ্য বিষয়ের খসড়া জমা নেয়া
– খসড়াপত্র আমন্ত্রিতদের বিতরণ
– অংশগ্রহনমুলক সভা
– প্রশ্নোত্তর ফর্ম বানানো
– শ্রোতাদের জন্য খসড়া ছাপানো
৭ম ধাপ
কর্মী/ স্বেচ্ছাসেবক:
– কোন ধরনের দক্ষতার কতোজন কর্মী লাগবে তা নির্ধারণ
– হোস্টের সঙ্গে চূড়ান্ত আলাপ
– সভাস্থলে দেখাশোনার জন্য নিয়োজিত কর্মীদের সঙ্গে আলাপ
– ফ্লোর ম্যানেজারের সঙ্গে চূড়ান্ত আলাপ
– কমিটির সদস্য ও অন্যান্যদের জন্য অনুষ্ঠানে নির্দিষ্ট জায়গা তৈরি রাখা
৮ম ধাপ
প্রেস কনফারেন্স:
– ওয়েবসাইটে রিপোর্ট করা, তার আগে সভাস্থলে আলোচনা
– সভার ফলাফল জানানো
– অতিথিদের শুভেচ্ছা বার্তা পাঠানো এবং একইসঙ্গে অনুষ্ঠান সম্পর্কে তাদের মতামত জানতে চাওয়া
– অনুষ্ঠানের প্রতিবেদন তৈরি
– পত্রিকায় প্রতিবেদন দেয়া
– খবরে প্রচার
– হিসাবরক্ষকের কাছে সমস্ত খরচের প্রতিবেদন দেয়া।
এছাড়াও ইভেন্ট নিরাপত্তায় ৫ টি বিষয় গুরুত্বপূর্ণ
১. যথাযথ ভেন্যু নির্বাচন করা যেখানে কঠোর নিরাপত্তা থাকে
২. নিরাপত্তা ব্যবস্থা যাচাই করে দেখা
৩. সভাস্থলে আসা সবার পরিচয় নিশ্চিত করা (সহজে মোবাইল ভেরিফিকেশন হতে পারে)
৪. নিজের টিমকে নিরাপত্তা বিষয়ক পরামর্শ দেয়া
৫. পেশাদার নিরাপত্তা কর্মী ভাড়া করা
লিখেছেন: আরিফুর রহমান